マインドアップWEBセミナー【講座6】

By | 2014年9月9日

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StepⅢでは「生産性の高い企業人のビジネススキルとは何か」を理解してもらうために、生産性の高い仕事を進めるために、上手な時間の使い方(作り方)と、目標を必達する自己管理テクニックをお伝えします。

講座6.目標達成のテクニック「自己管理術」

テーマ41 達成期日と評価指標のない目標は”ただの夢”でしかない

ビジョン会社組織は常に中長期的な目的(目指すGOAL)をもって全員が動いています。その達成率を引き上げるためにも、各々に課せられた役割を果たすための目的と目標とビジョンを、しっかりと自己管理して行くことが求められます。
目標を達成するのは難しいと言う人に欠けるものは、“目標達成をするためのノウハウ”です。立てた目標があまりにも漠然とし過ぎて「こうなったらいいのに」というような“夢物語”で終わるから達成が難しいのです。
ゆめつまり、目標達成のためのビジョンやそれ以前の目的設定が不明確であることが多く、目標には不可欠とされる達成期日や評価指標などに具体性が無いことが問題なのです。ここで言う具体性とは、テーマ27でも触れたとおり、目標がどれだけ達成できたかを測れるもの(数値や期日など)したものです。

【3POINTS】
catch056・全社的な目標、系列部署ごとの目標、一社員としての目標と、組織には複数の目標が存在
・所属部署の目標をもとに、あなたには一社員としての目標設定とその進捗管理が求められる
・目標設定は抽象的な表現を一切排除、具体化しなければ進捗管理や最終評価ができない

 

テーマ42 目的を明らかにした上で、長期→中期→短期→週→日と目標を設定

勉強会漠然とした「こうありたい」という理想像のイメージがあって、それを形にすることを目的とした全体設計図(ビジョン)が描かれます。そこに描かれるものがいくつかのパーツ化された目標なのですが、一つひとつの目標は、長期→中期→短期→週→日の順にブレークダウンして考えて行きます。
この時の長期、中期、短期の時間的な捉え方なのですが、例えば、最終の目的達成期日を5年後と決めたとすれば、長期は1年ごとの目標設定と進捗管理を5か年間行うことになり、以下同様に、中期は1ヶ月ごと1年間、短期は1週間ごと1ヶ月間、というようになります。
所属部署内での目標設定と進捗管理は月単位か週単位までですが、個人としては更にブレークダウンして、その先の週単位と日単位の目標設定と進捗管理が求められます。

【3POINTS】
catch056・日や週単位の管理は個人ごとの自己責任に委ねられるため、自己管理能力が問われるところ
・目標設定を個人で策定する時は、求められなくても上司の確認をとることでリスク回避にもなる
・与えられた目標をブレークダウンして自己管理ができない、上司にとってこれは厄介な社員

 

テーマ43 目標には複数のマイルストーンを設定する

マラソンあなたがマラソンランナーだったとして、42kmの長丁場を走る際に今、どのあたりを走っているかの情報を全く教えてもらえなかったとしたらどうでしょうか。ペース配分もできないどころか、GOALは遙か彼方にあるように感じてしまい、ヤル気さえ続かなくなりませんか。
マイルストーンとは日本で言うと一里塚 今、全体のどこを走っているのか(目標のどこまで到達出来ているのか)を測るという中間目標のことです。先の目標設定の際には、このマイルストーンが組み込まれています。例えば、今月の売上目標が100万円だとすれば、1週間ごとのマイルストーンは20~25万円ということになります。月半ばで30万円しか達成できていなければ、やり方を改善してその遅れを取り戻さなくてはなりません。
この例では、金額だけを取り上げましたが、実際の現場では商品ごとの売上数量であるとか、顧客の来店者数であるとか、売り上げに直結する複数要素の管理が必要となりますから、マイルストーンも複数の視点で設定されることが望ましいことになります。

【3POINTS】
catch056・中間目標を複数の視点から設定管理することで、目標達成に向けた軌道修正がしやすくなる
・例え目標達成が難しいと思っても、他にどんな経営資源の投入があれば実現可能かと考える
・中間目標の期日を迎えるたびに、求められなくても上司に報告し評価とその後の指示を仰ぐ

 

テーマ44 目標達成の原動力、ヤル気のスイッチ「Must→Want」思考法

いいこと4観点皆さんは子供の頃、学校で図画工作の時間は楽しかったでしょうか。楽しくなかったという人は、図工の時間は憂鬱で、半ば強制観念「やらされている」の中で絵を描いたり工作をしたりと過ごしたはずです。結果、そんな気持ちで作ったものは、満足できるものではないし先生の評価も低かったのかと。しかし、これが逆に楽しかったと思う人は、「絵を描きたい、工作をしたい」という気持ちで取り組んだはずなので、真逆の結果となったはずです。
実際の仕事は楽しくないことも多々あるものです。ですから、そんな時こそ、いかにしてヤル気のスイッチをONにするかということなのですが、「~ねばならない」を「~したい」に変えることができれば、それは実現します。これを「Must→Want」思考と言います。
スイッチonやり方は簡単で、目の前にある“しなくてはならないこと”が理想の形で出来上がるとしたら、どんなご褒美(いいこと)が待っているのかを、紙に書きだすのです。そのご褒美は形あるものと目に見えないものとに分け、更に、自分にとって良いことなのか、自分以外が喜ぶことなのか、というように4つの観点で書き分けます。

【3POINTS】
catch056・(自分↔他者)とは、自分自身にとって良いこと、他者・社会にとって良いこと、という視点
・(有形↔無形)とは、モノ・金などの有形物、感情・状態などの無形物、という視点
・これを毎日見て読むことで、目標達成の原動力となるヤル気スイッチONの状態にする

 

テーマ45 目標必達のためのリスク管理と支援者設定

怒られる4あなたは「また同じ失敗をしてしまった、自分って進歩がないなぁ」と、何度口にしたことでしょうか。これと同じ話なのですが、企業人として「お前は同じミスを何回やれば気が済むんだ!」と上司から言われるとしたらどうでしょうか。これは辛いですよね。場合によっては、減俸、減給、左遷なんてこともあるかも知れませんから、絶対に回避したい話だと思います。
目標必達を目指して、こんなことにならないためには、リスク管理が必要です。
リスク管理その方法を具体的に紹介すると、まずは、過去の失敗したことを思い起こし、なぜうまく行かなかったのか、それを4つの着眼点から分析します。それぞれにおいて、失敗となった原因はこれだった、そして、それを防ぐためにはこれが必要で、こうすれば良かったというように。
この分析をすることによって、目標設定や自分の行動計画を作る際に、リスク回避につながる防衛策を盛り込むことが可能になります。つまり、「同じ轍を踏まないための布石」を打つことになる訳です。

【3POINTS】
catch056・リスク管理のための分析は、メンタル、スキル、仕事の環境、健康・生活の4つの着眼点で考える
・まずは過去の失敗体験を思い浮かべて書き出し、それが再現しないための防衛策も書き出す
・防衛策としては、支援者(人)を中心に経営資源(モノ・金・情報など)の観点から検討する

 

テーマ46 目標達成に確実に近づくルーティンワーク

イチロー世界で最も評価された日本人の現役野球選手と言えば、ヤンキースのイチロー選手が真っ先に思い浮かぶのではないでしょうか。彼は自分のことを天才だと言われると怒ると言います。なぜなら、自分は必死で努力してここまで辿り着いたんだ、という自負があるからです。
その努力の基盤となるものは「ルーティンワーク」です。彼は一流のプレイヤーになるために必要なトレーニング(ケガをしないためのストレッチから、バッティング練習などまで)を、1日の生活の中に全て組み込んで、時間通りに妥協することなくこなすといいます。それはもはや習慣となっているため、“やらねばならない”ではなく“やらずにおれない”という境地なのです。
日々努力目標を達成するために必要なことに話を戻せば、どれだけやるべきことの積み重ね(継続)ができるか、そこがポイントなのでしょう。直接は関係ないとも思われるような行為にまでこだわり、ルーティンワーク化する。これこそ、積もり積もれば大きな成果を生み出すもとになると考えることです。イチロー選手の凄いところは、GOALまでの長い道のりをしっかりと分析、毎日決まってやることにまで細分化し、それを確実にやり遂げるというところなのでしょう。

【3POINTS】
catch056・リスク管理から導いた防御策も含めて、目標達成につながる毎日のルーティンワークを作る
・協力要請をする可能性のある支援者とは、関係性を深める月単位ルーティンの設定も有効
・意識的にやっている内はまだまだ、“やらずにおれない”という境地になるまで徹底する

 

テーマ47 戦術・施策を洩れなく洗い出すオープンウィンドウ思考法と「知の移植」

わからない4目的や目標を達成するためには何をすればいいのか。必要だと思われる戦術や施策を、あれこれと考えを巡らせます。これで完成と思っても、何か忘れてないか、もっと考えたら更にいいアイデアが浮かぶのでは、と不安になるものです。そんな時に有効な思考法として「オープンウィンドウ64」(原田隆史氏による実践的思考法)というものがありますので簡単に説明します。
まず目標があります。そして、その目標を達成するために8つのやるべきことを目標の周りに書き出します。更に、その8つの一つひとつの周りに必要な8つの具体策を書き出します。これで8×8=64の具体策が揃うということになります。やり方はとてもシンプルですね。
KJ法皆さんはKJ法でのブレーンストーミングを1度は経験していると思います。アイデアを思い付くだけ自由に付箋紙に書き出し、同じような考えのものをグルーピングしてタイトルをつけ、最後にグループ相互のつながりを矢印などでつなげて完成、と言えば思い出せたでしょうか。オープンウィンドウ64も同じような手法なのですが、違うことはKJ法とは逆向き(ブレークダウン)だということです。
どちらも、複雑に絡んだたくさんの考えを、洩れなく、すっきりとまとめる時にはとても有効です。お気づきでしょうか、このマインドアップWEBセミナーもこのオープンウィンドウ思考法を使っているということを。つまり、本セミナーのテーマ全64は、8講座×8テーマという構成になっているということです。

【3POINTS】
catch056・目標計画は目的からのブレークダウンで行うため、ボトムアップ式のKJ法とは逆向きの思考
・三人寄れば文殊の知恵と言うように、同じテーマを複数でブレストすれば、より効果的
・特定の誰かの優れた考え(コアコンピタンス)を他者に共有させたい時にも有効=「知の移植」

 

テーマ48 日々の業務をプラス思考で終えるための日誌活用法

さて、この講座6では、目標達成のテクニックとして「自己管理術」をお伝えしています。目標に向かって効率よく、やるべきことをやるべき時にやれるか、ともすると逆方向に向かいがちな自分の心を、いかにコントロールできるかということに、その目標達成の実現性はかかっていると言えます。
スケジュール皆さんはスケジュール帳などを使って、ToDoなどの自己管理をすることがあると思います。また、これから企業人となった時には、職場の業務日誌などでこれに相当するものを利用することもあるでしょう。しかし、長期的な目的や目標達成に向けて有効なものであるかと言えば、それには疑問を感じます。と言うのは、どちらも短視感的な自己管理しかできないからです。また、職場での業務日誌は義務的に惰性で書いてしまう傾向があるため、形骸化してしまう性格が強いのではないかと思います。
日誌は自らの考えや行動を律し、勇気づけ、成功へと導いてくれるものでなければ書く意味がありません。そこで、現在スケジュール帳や業務日誌などを使った自己管理をされている方は、次の【3POINTS】を参考に、より効果が得られるように改善してみてはいかがでしょうか。

【3POINTS】
catch056・週目標による日々の行動計画(リスク管理も含め)とその進捗管理、その成果分析ができること
・行動計画(ToDo)においては、重要度と緊急度の2軸で検討された優先順位を活用すること
・日誌の最後は、翌日以降の業務のモチベーションアップとなるプラス思考の言葉で締めること

 

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