マインドアップWEBセミナー【講座5】

By | 2014年9月8日

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StepⅢでは「生産性の高い企業人のビジネススキルとは何か」を理解してもらうために、生産性の高い仕事を進めるために、上手な時間の使い方(作り方)と、目標を必達する自己管理テクニックをお伝えします。

講座5.効果性と効率性を高める時間の使い方

テーマ33 多くのビジネスパーソンが誤解している優先順位の決め方

優先順位マトリクス目の前にある多くの業務の優先順位を、緊急度と重要度の2軸から考えてみてください。優先順位が最も高いのは、「緊急度高、重要度高」の領域①の業務です。逆に優先順位が最も低いのは「緊急度低、重要度低」の領域④の業務ですね。では、優先順位2番目はどうでしょう。領域②でしょうか領域③でしょうか。
正解は領域②です。その理由を簡単に言えば、「重要度の高い業務を先延ばしにすると、緊急度のある別の業務を増殖させる」、つまり、早くやっておけばこんなに苦労しなかったのに、という話です。
この質問をすると8割方の人が間違った判断をします。ということは、多くのビジネスパーソンがこの誤った認識によって、時間的資源の浪費をしているということになりますからもったいないですね。
あなたの仕事の効率を上げるためにも、この考え方を早めに習慣付けてください。

【3POINTS】
catch056・どうしても目の前の緊急度の高い業務に気を取られてしまうが、それを優先してはならない
・どこかでそれを断ち切らなければ、どんどん負のスパイラルにはまって抜け出せなくなる
・重要度の高い業務を優先すれば、振り回されていた緊急度の高い業務が自然と減少する

 

テーマ34 生産性が倍増する「80対20の法則」、時間は作るもの

パレート図「2割の優秀な社員の売上げが全売上げの8割を占める」「10項目の品質向上リストのうち、上位2項目を改善すれば80%の効果がある」「物事の本質の8割は、2割を見ればわかる」など、ビジネスの世界には「80対20の法則」なるものが存在します。ABC分析とかパレート曲線とか、どこかで聞いたことはあると思いますが、その考え方です。
時間は戻らない同じ法則でいう時間の使い方として「仕事の成果の80%は、費やした時間の20%から生まれる」というものがあります。この理屈からすれば、1つの仕事を完璧に終わらせるために100%の時間を費やすよりも、5つの仕事を80%の完成度でいいから各20%の時間でやる。つまり、完成度は2割減にはなりますが、生産性は5倍になるということです。

【3POINTS】
catch056・仕事がデキる者はこの法則を心得て動いている、知ると知らないとでは生産性は段違い
・「仕事を抱え過ぎていて時間がない」は、「私は仕事がデキない人材です」と言うに等しい
・単純計算すれば5年かかることを1年で成し得ることに、時間は自ら作り出すものと心得る

 

テーマ35 頼まれたことはすぐに着手し、聞かれなくとも経過報告をする

忙しい「これを明日までに頼む」と仕事を頼まれました。しかしあなたは別の案件で手が離せない状態にあります。こんな時、あなたはどうしたらよいのでしょうか。
まずは仕事の概要確認をして、どの程度の作業量かを短時間で見極めましょう。今抱えている業務との比較から難しいと判断したらその状況を依頼者に報告して相談することです。また、引き受けることになれば、まずは細かい所は後回しにして、全体の骨子が見えてきた時点で、進捗の報告を兼ねて依頼者にそのまま進めて良いかを確認します。
仕事は細かい仕上げにあたる部分に結構時間を取られるものです。先の80対20の法則からすれば、仕上げに80%の時間を費やすということになります。もしも、骨子が出来上がって進捗報告をした時に依頼者の意図と全く違っていれば、「最後まで仕上げなくて良かった」となります。つまり、80%の時間ロスはあなたのちょっとした行為で防げるということなのです。

【3POINTS】
catch056・その時点で抱えている業務よりも、今、頼まれたことを優先するのが基本
・頼まれた業務の骨子が出来たら、「例の件の進捗は」と聞かれる前に経過報告をする
・複雑そうに見える仕事ほど、経過報告はタイミングよく何度も、それで依頼主の不安も消える

 

テーマ36 何事もシンプルに考え、やらなくても済むことを見極める

簡単に考える実際の仕事の中には、たくさんの原因が絡んでいて複雑で、何から手を付けたらいいのかという状態に陥るものもあります。こんな時にいかに効率よく時間を使えるかなのですが、仕事がデキる人はそれを見事にこなすことができます。
80対20そんな人の頭の中には、やはり80対20の法則があり、この問題をいかにシンプルに処理するかということに集中します。全ての原因に対処しようと思わず、重要事項だと思える2割に焦点を当て、それ以外のことには手を付けないという見極めをする訳です。この能力は企業経営者や重要なポストを任される社員には絶対に必要とされるものです。

【3POINTS】
catch056・2割の原因への対処により、その他の原因の大半が一挙に解決することもよくあること
・後で考えれば、あれはやらなくても良かった、やって損をしたということは意外と多いもの
・ “やらなくて済んだ仕事“の経験値を貯めることは、入社1年目には将来への財産となる

 

テーマ37 選択肢のないことに悩むのは時間の浪費、迷ったら即行動

葛藤する2「困ったどうしよう」と悩む局面は仕事上のいたるところにあるものです。その打開策をあれこれと考えてみて、ひとつは思い付くがあまり得策とは思えない。しかし、どんなに考えても他に選択肢がないのではないかという状況。こんな時は、思い付いた唯一の打開策を即実行することです。そこで悩み続けることは「下手の考え休むに似たり」どころではありません。組織にとっては、あなたが躊躇している時間、それこそが経営資源の浪費といえる大きな問題だからです。
ただし、入社1年目であれば、こんな時に勝手な自己判断をすることは危険です。他に選択肢はないとあなたが判断しても、先輩や上司から見れば「こうしたらもっとうまく行く」という助言が得られるということもありますので。

【3POINTS】
catch056・時間は万人に平等であり、過ぎた時間をやり直すことは誰にもできない
・「あれほど悩んで損した」という経験は誰にもあるが、これは企業人にとっては大敵
・思い切って行動すれば思いもよらぬ展開となり、別件の課題解決に繋がることも珍しくない

 

テーマ38 人に依頼できる部分を考えながら仕事の段取りをする

連携この講座5では、テーマ29の「目標達成に必要な6つの能力」のひとつ「時間管理能力」について、お伝えしています。「いかに効率よく仕事を進めることが出来るか」それはあなたの企業人としての評価に直結していることだということを忘れないようにしましょう。
協力者どんなに仕事がデキる人であっても、たった一人でできることには限界があります。限りある時間の中でどれだけの資源(自分の意志でコントロール可能なもの)を有効に活用できるかということになります。その資源のひとつは“協力者”です。つまり仕事を請けた時から、「この情報は彼が持っている」「この部分は彼女が専門だ」とか、仕事をパーツに分けて考えながら計画をすることです。
「仕事の出来は段取り次第、その良し悪しで8割方が決まる」と言われますが、これも80対20の法則が当てはまることなのです。

【3POINTS】
catch056・入社1年目だから何でも自分で経験しておくことは大切だが、徐々に「協力者思考」へシフト
・最初は同僚や下請け業者などからはじめ、要領が掴めたら先輩や上司までにも応用する
・しっかりとした人間関係(信頼関係)が築かれていることが大前提、さもなくば危険である

 

テーマ39 他の業務への転用を想定しながらその仕事をこなす

考える毎日の仕事をその場限りの業務で終わらせることはもったいない話です。長期的な視野で捉えていつかはこの仕事が何かに活かされるという考えをもって行動することが、効率よく仕事を進めることにつながります。
例えば、「新事業の顧客リストを作ってくれ、社名と住所だけでいいから」と言われたとしても、この事業は自分のこれからの営業先としても活用できる可能性があると感じたとします。そこで、ひと手間加えるとすれば、アポ取りのための電話番号と担当部門の正式な部署名を、この時に作っておくという具合です。
このように、他の業務への転用を想定した仕事は、未来の自分の仕事の効率化につながるものです。

【3POINTS】
catch056・時間のかかる単純な仕事こそ、これを別の業務に使うことができないのかという考えで臨む
・自分の仕事の中での転用ができるようになれば、同僚やチーム内でもシェアし合うと効果的
・日頃から同僚などの業務内容も知っておく努力は、逆に自分の業務に転用できることにもなる

 

テーマ40 仕事のGOALはどこか、QCDを考えてから取りかかる

山登りQCDとは品質(Quality)、価格(Cost)、納期(Delivery/Time)の頭文字をつなげた略語です。ビジネスにおいて重視すべき3要素のことなのですが、これらのそれぞれについて目標を定め、そのための手段を組み立てるのが仕事を進める上での基本となります。今回の講座5では、仕事の効果性と効率性に焦点を当ててきましたが、QCDはまさにその指標です。
いかなる仕事もこのQCDをどう捉えるかによって、それに必要な業務内容は全く違うものになることもあり得ます。例えば、「品質は80%でいいから、とにかくコストをかけずに1日でも早く」と、「多少のコスト高と納期は問わない、とにかく良いものを」とでは業務内容は全然違いますよね。
このようにQCDが明確に判っていると仕事の方向性は明らかなのですが、実際の現場ではこれが意外と不明瞭なことが多いのです。その仕事を命じた上司自身も判っていないのか、あるいは判断がつかないのか、または、それぐらいは言わなくても判るだろうなのか。しかし、あなたはそのままスルーしてはなりません。なぜなら、万一その仕事が失敗した時には、あなたがその全責任を負うことになるかも知れないのですから。

【3POINTS】
catch056・QCDが不明瞭なままではGOALが見えない、仕事の依頼者との意思疎通は念入りに
・この3つの要素を完璧なものにしようとすることは、経営資源の無駄遣いになることもある
・3要素のそれぞれを、どこまで満たせばいいかの見極めやバランス感覚を、業務を通して磨くこと

 

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